La COVID-19  – Comment les employeurs peuvent gérer leur lieu de travail en cette période d’incertitude

Au fur et à mesure que le nombre de cas confirmés augmente, les effets de la COVID-19 se font sentir un peu plus chaque jour. Nous savons que la situation évolue rapidement et nous voulons nous assurer de vous fournir les informations dont vous avez besoin pour faire face à la COVID-19 au travail.

Symptômes de la COVID-19 dans le lieu de travail

Si un employé se présentant au travail a des symptômes de la COVID-19, demandez-lui immédiatement de quitter les lieux de travail. Toute surface avec laquelle l’employé est entré en contact doit ensuite être désinfectée en profondeur. Tout employé qui est entré en contact avec cet employé symptomatique doit être prié de se surveiller pour détecter les symptômes de la COVID-19 et de s’isoler s’il commence à en présenter des symptômes. Les employeurs devraient permettre aux employés qui s’isolent de reprendre le travail si leur test pour la COVID-19 s’est révélé négatif ou après deux semaines s’ils ne présentent plus de symptômes de la COVID-19.

Rassemblements en milieu de travail

Pour ralentir la propagation du coronavirus et tenter de prévenir une épidémie dans le lieu de travail, les gouvernements encouragent vivement les employeurs à permettre à leurs employés de travailler de la maison, s’ils en ont la possibilité. Avant de mettre en œuvre ces changements, les employeurs doivent procéder à des essais pour s’assurer que leur infrastructure informatique peut prendre en charge un grand nombre d’employés travaillant de la maison. Les employés qui ne savent pas comment travailler à distance doivent recevoir une formation et des instructions suffisantes pour être en mesure de le faire.

Même si le terme « distanciation sociale » fait désormais partie de notre vocabulaire, les employeurs doivent prendre des mesures pour s’assurer que cette mesure est respectée dans le lieu de travail. Les autorités sanitaires recommandent constamment que les employés se tiennent à une distance d’environ 2 mètres les uns des autres. Toutes les réunions non essentielles ou les rassemblements d’employés doivent être suspendus. Les employés doivent être informés que les réunions en personne doivent être remplacées par des vidéoconférences ou des téléconférences, si possible.

Voyages

À ce stade-ci, la capacité de voyager est considérablement restreinte par la fermeture des frontières. De toute façon, les employeurs doivent restreindre les voyages d’affaires non essentiels pour tenter de limiter la propagation du coronavirus dans le lieu de travail. Tout employé ayant effectué un voyage international à partir du 13 mars 2020 devrait être tenu de s’isoler et de s’absenter de son lieu de travail pendant deux semaines. Les employés ayant effectué un voyage à l’international avant le 13 mars 2020 doivent s’autosurveiller et rester chez eux s’ils présentent des symptômes de la COVID-19. En outre, les employeurs doivent exiger que tous leurs employés leur communiquent tout voyage personnel prévu dans toute région située en dehors de la province. Les employeurs peuvent envisager d’exiger que les employés qui voyagent à l’extérieur de la province s’isolent pendant 14 jours à leur retour.

Programme fédéral de Travail partagé

Si votre lieu de travail ressent les effets de la COVID-19 en raison d’une réduction de ses activités, vous pouvez envisager de faire une demande de participation au programme de Travail partagé du gouvernement fédéral. Le programme de Travail partagé vise à aider les employeurs à éviter les mises à pied et à fournir aux employés un soutien de revenu pendant les périodes de réduction temporaire des activités commerciales normales qui échappe au contrôle de l’employeur. L’employeur doit maintenir tous les avantages sociaux existants pendant la durée de l’accord de Travail partagé.

Le Travail partagé est offert aux employés admissibles aux prestations d’assurance-emploi, et les employés qui participent à un accord de Travail partagé sont tenus d’accepter un horaire de travail réduit. Les employeurs et les employés (ainsi que les syndicats, le cas échéant) doivent présenter une demande de participation au programme ensemble. En réponse à la pandémie de la COVID-19, le gouvernement fédéral a renoncé à la période d’attente obligatoire de 30 jours pour les accords de Travail partagé et a prolongé le nombre de semaines pendant lesquelles des prestations peuvent être perçues, soit de 38 à 76 semaines. Ces mesures spéciales demeureront en vigueur jusqu’au 14 mars 2021.

Pour être admissibles au programme, les employeurs doivent exploiter l’entreprise à l’année au Canada depuis au moins deux ans. L’employeur doit également être une entreprise privée, une société publique ou un organisme sans but lucratif. L’entreprise doit connaître une diminution récente de ses ventes ou de ses niveaux de production d’au moins 10 %. L’employeur doit être en mesure de démontrer que la diminution récente est directement ou indirectement liée aux effets de la pandémie de la COVID-19, et que la pénurie de travail est temporaire et indépendante de sa volonté. Pour être admissible, la diminution ne peut être due à un ralentissement récurrent. Enfin, les employeurs doivent être disposés à présenter un plan de redressement décrivant les mesures qui seront mises en œuvre pour soutenir l’exploitation continue de l’entreprise.

Pour être admissibles au programme de Travail partagé, les employés doivent être admissibles aux prestations d’assurance-emploi. Les employés participant au programme doivent être des employés permanents à l’année, et peuvent être à temps plein ou à temps partiel pourvu qu’ils accomplissent les tâches quotidiennes liées aux activités normales de l’entreprise. Les employés admissibles au programme sont ceux qui font partie du « personnel de base » de l’employeur. Enfin, les employés d’une unité de Travail partagé sont des employés qui acceptent de réduire leurs heures de travail normales et de partager le travail disponible dans le lieu de travail.

Autres mesures fédérales

Le gouvernement fédéral a annoncé un financement de 82 milliards de dollars pour aider les personnes et les entreprises touchées par la COVID-19. Les mesures auxquelles ce financement sera affecté comprennent les suivantes :

a) Augmenter temporairement les versements de l’allocation canadienne pour enfants.

b) Mettre en place une allocation de soins d’urgence conçue pour fournir aux travailleurs qui ne sont pas admissibles aux prestations d’assurance-emploi un soutien comparable à l’assurance-emploi pendant une période maximale de 14 semaines. Cette prestation temporaire est destinée à des personnes malades, mises en quarantaine obligatoirement ou volontairement, ou qui prennent soin d’un proche malade.

c) Mise en place d’une allocation de soutien d’urgence destinée à aider les personnes qui ne sont pas admissibles à l’assurance-emploi en raison de la nature de leur travail. Cela comprendrait les travailleurs autonomes qui ont dû cesser leurs activités en raison de la pandémie.

d) Mise en place d’une subvention salariale temporaire pour les petites entreprises qui couvrira jusqu’à 10 % des salaires des travailleurs pendant une période maximale de trois mois.

e) Reporter le paiement de l’impôt sur le revenu au mois d’août.

Mise à pied par manque de travail

À moins que les mises à pied soient expressément abordées dans un contrat de travail écrit ou une convention collective, il existe un risque que la mise à pied temporaire des employés donne lieu à un congédiement déguisé ou à un grief. Les employés qui ont été mis à pied temporairement pourraient ultérieurement soutenir qu’ils ont fait l’objet d’un congédiement déguisé et qu’ils ont donc le droit de recevoir une compensation pour leur perte de salaire et d’avantages sociaux pendant la période de mise à pied.  Malgré ce risque et compte tenu de l’incidence de la pandémie de la COVID-19, bon nombre d’employeurs disposent de peu d’options autres que d’avoir recours à certains arguments pour contrer toute allégation de congédiement déguisé, dans l’éventualité où une réclamation serait présentée.

Nonobstant les risques susmentionnés, dans le cas où un employeur est tenu de cesser partiellement ou entièrement ses activités en raison des effets de la COVID-19, la législation sur les normes d’emploi et de travail de chaque province exige que les employeurs fournissent un avis de mise à pied écrit. Le montant de l’indemnité de l’avis (ou de l’indemnité de préavis) varie d’une province à l’autre et dépend des circonstances et de la période d’emploi du travailleur auprès de l’employeur. Toutefois, comme nous le verrons plus loin, la législation de chaque province en matière de normes d’emploi et du travail prévoit certaines exemptions à l’obligation de fournir un avis de mise à pied qui peuvent s’appliquer aux employeurs touchés par la COVID-19.

Au Nouveau-Brunswick, un employeur peut temporairement mettre à pied un employé sans lui donner d’avis dans les cas suivants :

a) il existe un manque de travail, pour une raison non prévue par l’employeur au moment où l’avis aurait autrement été donné, et au cours de la période pendant laquelle le manque de travail se poursuit pour cette raison;

b) pour toute raison, pendant une période maximale de six jours.

Les circonstances entourant la COVID-19 auxquelles nous faisons actuellement face au Nouveau-Brunswick relèveraient de la première option et, par conséquent, la législation permet aux employeurs de mettre à pied les employés temporairement ; toutefois, si 25 % ou plus des employés d’un lieu donné sont mis à pied, l’employeur est tenu de fournir au ministre de l’Éducation postsecondaire, de la Formation et du Travail un avis écrit de la mise à pied.

En Nouvelle-Écosse, les employeurs sont également tenus de fournir au gouvernement un avis de mise à pied de plusieurs employés. En règle générale, un avis de mise à pied collective doit être donné au ministre du Travail et de l’Enseignement supérieur. Toutefois, le Labour Standards Code de la Nouvelle-Écosse prévoit des exemptions à l’obligation de fournir un avis, dont deux s’appliqueront vraisemblablement aux circonstances découlant de la COVID-19 :

1. les employés sont congédiés ou mis à pied en raison d’un ralentissement du travail causé par des circonstances indépendantes de la volonté de l’employeur, malgré l’exercice d’une diligence raisonnable (cela peut s’appliquer particulièrement aux employeurs du secteur de l’alimentation et des boissons qui ont été avisés de cesser leurs opérations en personne),
2. l’employeur a offert un autre emploi raisonnable (cela peut s’appliquer aux situations dans lesquelles un employeur a offert des heures réduites dans le cadre du programme de Travail partagé afin d’éviter la mise à pied complète des employés).

À l’Île-du-Prince-Édouard, il existe trois exemptions à l’obligation de fournir un avis en vertu de la Employment Standards Act pouvant s’appliquer aux circonstances découlant de la COVID-19 :

1. une personne qui est licenciée ou mise à pied pour une raison indépendante de la volonté de l’employeur, y compris l’incapacité d’obtenir des fournitures ou des matériaux, l’annulation ou la suspension de commandes ou l’incapacité d’en obtenir pour les produits de l’employeur, si celui-ci a fait preuve de la diligence voulue pour prévoir et éviter la cause du licenciement ou de la mise à pied.
2. Une personne qui est licenciée ou mise à pied à la suite de mesures prises par une autorité gouvernementale qui ont une incidence directe sur les activités de l’employeur.
3. L’employeur a offert un autre emploi raisonnable.

Les employeurs sont tenus d’émettre un relevé d’emploi à tout employé licencié.  Les employés licenciés peuvent présenter une demande de prestations d’assurance-emploi.

Prestations complémentaires

Les employeurs peuvent souhaiter verser des prestations complémentaires aux employés mis à pied en raison d’un arrêt temporaire de travail ou d’une maladie causée par le coronavirus. Dans ces circonstances, l’employeur peut établir un régime de prestations supplémentaires de chômage (RPSC) à titre de complément des prestations d’assurance-emploi pendant une période de chômage.

Afin de s’assurer que ces prestations complémentaires ne sont pas assujetties à des déductions au titre de l’assurance-emploi, le RPSC doit être enregistré auprès de Service Canada. Un lien vers les exigences d’inscription de Service Canada relatives au RPSC se trouve  ici.

Conclusion

Nous savons que les entreprises du Canada atlantique traversent une période difficile. Cox & Palmer demeure à votre disposition et s’engage à fournir des conseils de qualité à toutes les entreprises devant naviguer ces eaux inconnues. Veuillez contacter notre équipe juridique pour toute question concernant votre entreprise.