Le printemps étant enfin arrivé, le temps est propice pour que les employeurs examinent leurs pratiques en matière de ressources humaines. Compte tenu des nombreuses obligations qui incombent aux employeurs envers leurs employés, il importe qu’un organisme se dote de politiques et procédures à jour et conformes à la législation en vigueur. La mise en œuvre de pratiques proactives en matière de ressources humaines a pour avantage supplémentaire d’accroître le rendement, de favoriser le perfectionnement des employés et de réduire les coûts d’ensemble.
Les employeurs devraient se concentrer sur les sujets suivants au cours d’un examen interne de leurs politiques et pratiques en matière de ressources humaines :
La législation en matière de santé et de sécurité au travail nécessite que tous les intervenants en milieu de travail jouent un rôle pour promouvoir la santé et la sécurité. Les employeurs sont tenus de prendre toutes les précautions raisonnables pour protéger la santé et la sécurité des personnes sur les lieux du travail et dans les environs. Pour assurer la conformité, les employeurs devraient mettre à jour les pratiques suivantes :
L’adoption de politiques au sein d’un organisme avant le congédiement d’un employé est fondamentale pour permettre une sortie en douceur. Des conséquences juridiques involontaires peuvent se manifester si ces politiques sont inadéquates. Qui plus est, les employeurs doivent veiller à ce qu’une documentation convenable soit maintenue. De plus, il essentiel de tenir une entrevue de fin d’emploi pour permette à l’employeur de recevoir une rétroaction de l’employé qui a démissionné et pour réduire le roulement de personnel.
En cas de congédiement justifié d’un employé, l’employeur doit établir que le congédiement est raisonnable compte tenu des circonstances. Dans un tel cas, la documentation antérieure de problèmes de personnel est extrêmement importante.
Il arrive souvent que certaines modalités d’un contrat d’emploi visent à restreindre les activités d’un ancien employé : on appelle ce type de modalité clause restrictive (p. ex., une clause de non-concurrence ou de non-sollicitation). Les employeurs insistent pour prévoir ce type de clauses dans le but de protéger les renseignements confidentiels de leurs clients ou d’autres droits de propriété. Les tribunaux judiciaires hésitent à faire appliquer les clauses restrictives en l’absence de leur preuve de leur caractère raisonnable dans les circonstances. Des clauses exprimées dans des termes généraux sont normalement réputées inexécutables; c’est pourquoi les obligations contractuelles doivent être continuellement mises à jour pour veiller à ce que des restrictions minimales soient imposées aux employés.
Les organismes offrent des avantages sociaux et des primes à leurs employés en tant que mesures incitatives pour récompenser une conduite exceptionnelle. Les avantages sociaux ne sont pas tous traités de la même façon en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, certains avantages sociaux étant susceptibles d’entraîner des conséquences fiscales involontaires pour les employeurs et les employés. Les programmes d’avantages sociaux devraient être adaptés de manière à récompenser les buts précis visés par l’organisme afin d’accroître le rendement et la participation des employés.
La préoccupation la plus importante de tout service des ressources humaines, pourrait-on dire, est celle de veiller à ce qu’une documentation convenable soit maintenue. Un organisme qui possède des dossiers détaillés et complets est mieux en mesure de démontrer sa conformité avec la législation et sa diligence raisonnable. Les documents conservés peuvent également être admissibles en tant qu’éléments de corroboration si un litige survient.
